Professionelles Telefon-Setup für Personalvermittlungen

Warum das Telefon in der Personalvermittlung so viel entscheidet

Kaum eine Branche hängt so sehr am Telefon wie die Personalvermittlung. Und bei Ihnen rufen gleich zwei Seiten an: Bewerberinnen und Bewerber, die sich auf eine Stelle melden oder nach dem Stand ihrer Bewerbung fragen, und Unternehmen, die Personal suchen. Beide erwarten eine schnelle Antwort.

Gleichzeitig sitzen Recruiter selten am Schreibtisch, wenn es klingelt. Sie führen Vorstellungsgespräche, besuchen Kunden oder telefonieren gerade mit dem nächsten Kandidaten. Bewerber melden sich außerdem oft dann, wenn sie selbst Zeit haben: in der Mittagspause, nach Schichtende oder am Abend. Genau dann ist das Büro häufig nicht besetzt.

Jeder verpasste Anruf hat hier einen Preis. Gute Kandidaten sprechen meist mit mehreren Vermittlern gleichzeitig, und wer sie zuerst erreicht, hat die besseren Karten. Ein Kunde, der bei Ihnen niemanden erreicht, probiert es beim nächsten Dienstleister.

Was ein professionelles Telefon-Setup ausmacht

Ein professionelles Telefon-Setup sorgt dafür, dass kein Anruf ins Leere läuft und jede Anfrage bei der richtigen Person ankommt. Eine Zentrale, die rund um die Uhr besetzt ist, brauchen Sie dafür nicht. Auf diese sechs Punkte kommt es an:

1. Erreichbar, auch wenn niemand abnimmt

   Wenn alle im Gespräch sind, die Leitung besetzt ist oder schon Feierabend ist, muss trotzdem jemand rangehen. Eine Mailbox reicht dafür selten: Viele Anrufer legen auf, ohne eine Nachricht zu hinterlassen.

2. Eine Nummer für das ganze Team

   Bewerber und Kunden sollten Ihre Firmennummer wählen und nicht die Handynummer einzelner Recruiter. So bleiben die Kontakte im Unternehmen, auch wenn jemand im Urlaub ist oder das Team wechselt.

3. Anliegen sauber aufnehmen

   Ruft ein Bewerber oder ein Kunde an? Um welche Stelle geht es? Unter welcher Nummer und wann ist die Person erreichbar? Mit diesen Angaben ruft Ihr Team gezielt zurück, statt erst nachfragen zu müssen.

4. Alles an einem Ort

   Notizen auf Zetteln, in Chats oder im Kopf gehen verloren. Jeder Anruf gehört mit einer kurzen Zusammenfassung dorthin, wo das ganze Team ihn sieht. Das zahlt sich vor allem bei Vertretungen aus.

5. Schnell zurückrufen, mit der Firmennummer

   Der Rückruf entscheidet. Er sollte zügig kommen und Ihre Firmennummer zeigen, damit der Bewerber abnimmt und die Nummer wiedererkennt.

6. Datenschutz und Offenheit

   Bewerberdaten sind sensibel. Ein gutes Setup speichert nur, was für die Rückmeldung nötig ist, und sagt Anrufern offen, mit wem sie sprechen.

Typische Situationen aus dem Alltag

Wie viel ein gutes Setup ausmacht, zeigt sich an ganz gewöhnlichen Tagen:

So setzt wecallio das um

wecallio ist das Telefon-Setup für Betriebe, die nicht jeden Anruf selbst annehmen können. Der Assistent geht ran, wenn bei Ihnen niemand kann, und schreibt Ihnen auf, worum es ging. Für eine Personalvermittlung sieht das so aus:

Erreichbarkeit

Sie leiten Ihren Anschluss auf wecallio um, wenn niemand abnimmt, besetzt ist oder nach Feierabend. Der Assistent nimmt an und nimmt das Anliegen auf.

Ihre Nummer bleibt

Bewerber und Kunden wählen weiter die Nummer, die sie kennen. An Ihrer Außendarstellung ändert sich nichts.

Anliegen aufnehmen

Unter „So geht er ran“ legen Sie fest, wie sich der Assistent meldet. Unter „Das weiß er“ hinterlegen Sie Öffnungszeiten, Adresse und häufige Fragen. Alles andere notiert er für Sie.

Alles an einem Ort

Jeder Anruf steht mit Zusammenfassung und Ergebnis in Ihrem Konto, nach Anrufer sortiert. Kontakte geben Nummern einen Namen.

Schneller Rückruf

Sie rufen direkt aus dem Browser zurück, und beim Anrufer erscheint Ihre Firmennummer. Alternativ schicken Sie eine SMS oder halten eine Notiz fest.

Offen und sparsam

Der Assistent sagt immer, dass er eine KI ist. Es gibt keine Aufnahme und kein Transkript, gespeichert wird nur eine kurze Zusammenfassung.

Keine Zusagen

Termine und Konditionen vereinbart er nicht. Terminwünsche und Rückrufbitten nimmt er auf, entscheiden tun Sie.

So starten Sie

1. Demo buchen. In einem kurzen Call zeigen wir Ihnen wecallio und klären, wie es in Ihren Ablauf passt.
2. Begrüßung und Wissen hinterlegen. Sie legen fest, wie sich der Assistent meldet und welche Fragen er beantworten darf.
3. Weiterleitung einschalten. Ihr Anschluss leitet auf wecallio weiter, wenn niemand abnimmt, besetzt ist oder nach Feierabend.

Fazit

In der Personalvermittlung ist Erreichbarkeit ein echter Vorteil im Wettbewerb. Ein professionelles Telefon-Setup sorgt dafür, dass Bewerber und Kunden immer jemanden erreichen, dass jede Anfrage festgehalten wird und dass Ihr Team schnell mit der Firmennummer zurückruft. wecallio übernimmt genau die Anrufe, die sonst verloren gehen.