Telefon-Setup für Kfz-Werkstätten

Warum in der Werkstatt so oft niemand rangeht

In einer Kfz-Werkstatt arbeiten alle am Fahrzeug. Die Hände sind voller Öl, das Auto hängt auf der Hebebühne, der Schlagschrauber läuft. Selbst wenn das Telefon in der Halle zu hören ist, kann in dem Moment niemand einfach alles liegen lassen.

Am Empfang ist es nicht leichter. Wer dort Fahrzeuge annimmt und Schlüssel ausgibt, hat meist einen Kunden vor sich am Tresen. Der geht zu Recht vor, und das Telefon klingelt weiter.

Für den Anrufer sieht das anders aus. Er will einen Termin, hat eine Panne oder fragt nach seinem Auto. Erreicht er niemanden, versucht er es bei der nächsten Werkstatt in der Nähe.

Ein ganz normaler Tag am Werkstatt-Telefon

Ein Tag am Telefon einer Werkstatt könnte zum Beispiel so aussehen:

1. 7:30
   „Kann ich das Auto schon früher bringen?“Kurz vor Öffnung, die Halle ist noch leer, das Büro auch.
2. 9:10
   Terminwunsch ReifenwechselDer erste von vielen, sobald es draußen kälter wird.
3. 11:45
   „Ist mein Wagen schon fertig?“Der Kunde will seinen Tag planen und wartet auf eine Antwort.
4. 13:20
   Frage nach einem KostenvoranschlagDie Bremsen quietschen, der Kunde möchte wissen, was auf ihn zukommt.
5. 16:50
   Panne: Das Auto springt nicht anDringend, der Kunde steht auf einem Parkplatz.
6. 18:30
   Inspektion nach FeierabendDie Werkstatt ist zu, der Kunde hat gerade erst Zeit zum Telefonieren.

Jeder dieser Anrufe ist ein möglicher Auftrag oder ein Kunde, der wiederkommen soll. Und fast keiner kommt in einem Moment, in dem jemand gerade Zeit hat.

Besonders eng: die Reifenwechsel-Saison

Im Oktober und November und dann wieder im Frühjahr wollen viele Kunden gleichzeitig ihre Reifen wechseln lassen. Genau dann ist die Halle voll und das Telefon klingelt am häufigsten. Wer in diesen Wochen nicht erreichbar ist, verliert Aufträge, die im Rest des Jahres selten so leicht zu haben sind.

Was ein gutes Telefon-Setup für Werkstätten ausmacht

1. Jeder Anruf wird angenommen

   Auch wenn alle in der Halle sind, am Tresen ein Kunde steht oder schon Feierabend ist. Die Mailbox hilft dabei wenig, viele Anrufer sprechen nicht darauf.

2. Anliegen mit Fahrzeug erfassen

   Name, Rückrufnummer, Fahrzeug und worum es geht. Bei Terminwünschen dazu die Wunschzeit. So können Sie zurückrufen und haben alles schon vor sich.

3. Terminwünsche sammeln statt verlieren

   Wer anruft, möchte meist einen Termin. Ein gutes Setup nimmt diese Wünsche vollständig auf, damit Sie sie gebündelt einplanen und bestätigen können.

4. Standardfragen gleich beantworten

   Öffnungszeiten, ob Sie auch samstags arbeiten, ob Sie Reifen einlagern: Solche Fragen müssen nicht in der Halle landen.

5. Zurückmelden, wenn es passt

   Ein Rückruf mit der Firmennummer oder eine kurze SMS wie „Ihr Wagen ist fertig“ spart dem Kunden das Nachfragen und Ihnen den nächsten Anruf.

So setzt wecallio das um

wecallio ist das Telefon-Setup für Betriebe, die nicht jeden Anruf selbst annehmen können. Der Assistent geht ran, wenn bei Ihnen niemand kann, und schreibt Ihnen auf, worum es ging. In der Werkstatt heißt das:

Weiterleitung

Ihr Anschluss leitet auf wecallio weiter, wenn niemand abnimmt, besetzt ist oder nach Feierabend. Ihre Nummer bleibt dieselbe.

Anliegen aufnehmen

Der Assistent fragt nach, worum es geht, und notiert Name, Fahrzeug, Anliegen und wie dringend es ist.

Ihr Wissen

Unter „Das weiß er“ hinterlegen Sie Öffnungszeiten, Ihre Leistungen und häufige Fragen. Unter „So geht er ran“ legen Sie fest, wie er sich meldet.

Ein Ort für alles

Jeder Anruf steht mit Zusammenfassung und Ergebnis in Ihrem Konto, nach Anrufer sortiert. Kontakte geben Nummern einen Namen.

Rückruf und SMS

Sie rufen direkt aus dem Browser zurück, beim Kunden erscheint Ihre Firmennummer. Oder Sie schicken eine SMS, wenn der Wagen abholbereit ist.

Klare Grenzen

Termine und Preise vereinbart der Assistent nicht, und ob ein Auto fertig ist, weiß er nicht. Er nimmt die Frage auf, die Antwort kommt von Ihnen.

So starten Sie

1. Demo buchen. In einem kurzen Call zeigen wir Ihnen wecallio und klären, wie es zu Ihrer Werkstatt passt.
2. Begrüßung und Wissen hinterlegen. Sie legen fest, wie sich der Assistent meldet und welche Fragen er beantworten darf.
3. Weiterleitung einschalten. Ihr Anschluss leitet auf wecallio weiter, wenn niemand abnimmt, besetzt ist oder nach Feierabend.

Fazit

In der Werkstatt gehört die Aufmerksamkeit dem Fahrzeug und dem Kunden am Tresen. Ein gutes Telefon-Setup sorgt dafür, dass die Anrufe trotzdem nicht verloren gehen: Jeder wird angenommen, Terminwünsche und Pannen stehen vollständig bereit, und Sie melden sich, wenn es passt. Gerade vor der Reifenwechsel-Saison lohnt es sich, das jetzt zu regeln. wecallio übernimmt die Anrufe, die sonst ins Leere laufen.